Marketingautomatizáció kisvállalkozásoknak: az első három folyamat, amellyel érdemes kezdeni

A marketingautomatizáció sokak fejében nagyvállalati, drága szoftverekkel és bonyolult folyamatábrákkal kapcsolódik össze. Pedig egy kis csapatnak talán még nagyobb szüksége van rá: amikor kevés ember végez sok feladatot, az ismétlődő teendők automatizálása időt szabadít fel, és megakadályozza, hogy fontos érdeklődők elvesszenek a napi rohanásban.

A kulcs az, hogy ne mindent egyszerre akarj automatizálni. Az alábbi három folyamattal szinte minden vállalkozás jól indulhat.

Előtte: rendezd az adatokat

Az automatizáció annyira jó, amennyire az adatok, amelyekre épül. Mielőtt bármit beállítanál:

• Egy helyen legyenek a kapcsolatok: CRM-ben vagy legalább a hírlevélküldő rendszerben, nem öt különböző táblázatban.
• Tudd, honnan jön a kapcsolat: melyik űrlapról, letöltésből vagy kampányból érkezett.
• Rögzítsd a hozzájárulásokat: milyen célra adott hozzájárulást, és mikor.
• Határozd meg az életciklus-szakaszokat: például feliratkozó, érdeklődő, ügyfél, inaktív.

1. folyamat: üdvözlő levélsorozat

Amikor valaki feliratkozik a hírlevélre vagy letölt egy anyagot, akkor a leginkább nyitott a márkára. Egy jól megírt üdvözlő sorozat ezt a pillanatot használja ki.

Tippek: személyes hangnem, egy fő gondolat levelenként, és kilépési feltétel – aki közben vásárolt vagy ajánlatot kért, ne kapja tovább az értékesítő leveleket.

2. folyamat: érdeklődők gyors kezelése

Egy ajánlatkérés vagy kapcsolatfelvétel értéke az idő múlásával csökken: az érdeklődő közben más szolgáltatókat is megkeres. Az automatizáció itt nem a személyes kapcsolatot váltja ki, hanem biztosítja, hogy senki ne essen ki.

• Azonnali visszaigazolás az érdeklődőnek: megkaptuk, és mikor jelentkezünk.
• Értesítés a felelős kollégának, a kitöltött adatokkal együtt.
• Emlékeztető, ha egy napon belül nem történt kapcsolatfelvétel.
• Feladat a CRM-ben, hogy a további lépések is nyomon követhetők legyenek.

Ha több érdeklődő érkezik, mint amennyivel azonnal foglalkozni lehet, egy egyszerű leadminősítés – néhány szabály arról, kit érdemes előre venni – segít a prioritások felállításában.

3. folyamat: inaktív kapcsolatok újraaktiválása

A lista egy része idővel elveszíti az érdeklődését. Ha továbbra is küldesz nekik, romlik a kézbesíthetőség, és feleslegesen terheled a listát.

1. Jelöld meg azokat, akik például 6 hónapja nem kattintottak egyetlen levélre sem.
2. Küldj nekik egy rövid, őszinte levelet: szeretnének-e még leveleket kapni?
3. Aki reagál, maradjon; aki nem, azt egy idő után vedd ki az aktív küldésekből.

Ez a lépés egyszerre javítja a lista minőségét és a mérőszámaid hitelességét.

Hogyan válassz eszközt?

A piacon számtalan marketingautomatizációs és CRM-megoldás érhető el. A választásnál ezek a kérdések segítenek:

• Mire van szükséged most, és mire egy év múlva? Ne fizess olyan funkciókért, amelyeket nem fogsz használni.
• Integrációk: összeköthető-e a weboldalad űrlapjaival, a webáruházzal és a számlázással?
• Kezelhetőség: be tudja-e állítani egy nem fejlesztő kolléga is a folyamatokat?
• Magyar nyelv és támogatás: fontos lehet, ha a csapat nem szívesen dolgozik angol felületen.
• Adatkezelés: hol tárolja az adatokat, és milyen adatfeldolgozói feltételeket kínál?

Adatvédelmi alapelvek

Az automatizált folyamatok személyes adatokat kezelnek, ezért az adatvédelmi szabályok – köztük a GDPR – itt is érvényesek. Csak olyan adatot gyűjts, amelyre valóban szükséged van, tájékoztasd az érintetteket a felhasználásról, tartsd tiszteletben a leiratkozást, és határozd meg, mennyi ideig őrzöd az adatokat.

Összefoglalva

A marketingautomatizáció kis csapatnál is gyorsan megtérülhet, ha egy-egy jól átgondolt folyamattal kezdesz: üdvözlő sorozattal, az érdeklődők gyors kezelésével és az inaktív kapcsolatok rendezésével. Ha ezek működnek, a tapasztalatok alapján lehet bővíteni – de mindig az ügyfél érdekét szem előtt tartva, nem csak a levelek számát növelve.